Vedr. innkalling til generalforsamling i borettslaget (400 andeler).

[Wiktory8]

Beklager at dette ble et litt langt innlegg. 
Men forklaringer må til!

I både borettslagsloven og i borettslagets vedtekter står det at generalforsamlingen skal innkalles skriftlig av styret med et varsel som skal være på minst 8 og høyst 20 dager.

Styret har valgt å avholde årets generalforsamling på følgende måte:
Digital høringsperiode 22. april – 5. mai.
Informasjonsmøte 7. mai
Digital avstemming 9. mai – 23. mai

22. april fikk andelseiere med en registrert e-postadresse, sin innkalling digitalt.
19 andelseiere i borettslaget (ca. 5%) har ikke en registrert e-postadresse. Disse mottok innkallingen på papir. 
Styrets utsendte innkalling inneholdt mye feil og mangler.

29. april sendte styret derfor en "oppdatert" innkalling. 
Men bare til de som har en registrert e-postadresse. De ca. 5% "analoge" andelseierne, fikk ingenting.
Men denne nye "oppdaterte" innkallingen inneholdt fortsatt mange feil og mangler.

7. mai avholdt styret et informasjonsmøte. Her får styret beskjed om at innkallingen fortsatt inneholdt mange feil og mangler.

8. mai (altså dagen før det åpnes for avstemming) sender styret ut enda en "oppdatert" innkalling til de som har registrert e-postadresse.
De "analoge" fikk heller ikke denne gang en ny oppdatert innkalling.
Denne siste "oppdaterte" innkallingen før det ble åpnet for avstemming, inneholdt fortsatt feil og mangler. 

9. mai åpnes det for avstemming. Andelseierne har 14 dager på å avgi sine stemmer.

Siste oppdaterte innkalling (men ennå fortsatt med feil og mangler!) kom altså kun én dag før avstemmingen startet. Og kun digitalt! Ikke til de "analoge"!
Loven og vedtektene sier at andelseierne skal motta innkallingen minst 8 dager før generalforsamlingen.
Styret har fått spørsmål om lovligheten vedr. innkallingen vedr. denne fristen.

Svaret fra styret; De mener at så lenge at andelseierne har 14 dager på seg for å avgi stemme, så har styret overholdt minimumsfristen på 8 dager.

Hva mener dere der ute?
Kan styret, med loven i hånd, si at de overholdt fristen og lovlig innkalt til generalforsamling?
 

[krikkert]

Departementet avklarte dette i forbindelse med COVID (brev TUDEP-2021-1846-5). Åttedagers- og tyvedagersfristene skal beregnes ut fra første møtedag ved flerdagsmøter. Hvis ikke kan man havne i en situasjon hvor møtet kan starte før innkallingsfristen er utløpt - si man har to uker på seg til å avgi stemme, da kunne møteinnkallingen lovlig vært sendt ut seks dager inn i møtet. Dette er åpenbart ikke holdbart - styret kan da legge til flere saker etter at noen møtedeltakere har gjennomført avstemningen. 

[toralfb]

Vil tro et viktig punkt vil være om hvor alvorlige feil og mangler er?

Er det noen skrivefeil vil det neppe bety så mye?

Er det vesentlig informasjon som har blitt feil, eksempelvis forslag om et prosjekt som står oppført til 200 000 kr faktisk koster 2 000 000 kr er det viktig informasjonen når ut til beboere.

Om borettslag er tilknyttet Obos:

Obos innførte i 2021 elektronisk kommunikasjon som standard kommunikasjon. 
Beboere må aktivt reservere seg mot digital kommunikasjon fra Obos og borettslaget.

Eiere kan selv oppdatere e-post og telefon nummer via https://vibbo.no/
Styret kan se hvilken informasjon som ligger inne, men styret kan ikke oppdatere informasjonen da dette hentes fra Obos sitt medlemsregister.

Styret bør oppfordre til å oppdatere informasjonen. Jeg har selv delt ut informasjon her jeg bor på papir om hvordan løsningen fungerer og kan benyttes.

[what_no2000]

En andelseier kan reservere seg mot elektronisk kommunikasjon (§ 1-6), derfor må man vurdere den innkallingen som er sendt ut til alle andelseierne for å vurdere om innkallingen oppfyller kravene i borettslagsloven.

For å vurdere om innkallingen til generalforsamling er korrekt må man så se på hvilke krav som borettslagsloven stiller til innkallingen (§ 7-7):

• Hovedregelen er at sakene skal "klart oppgis".
• For saker som krever 2/3 flertall skal "hovedinnholdet" også være inkludert.

Det er altså ikke et lov krav om fullstendig, komplett og/eller detaljert informasjon om en sak i innkallingen.

Konsekvensen hvis en sak ikke er "klart oppgitt", eller hvis "hovedinnholdet" ikke er inkludert for 2/3 flertall saker, er at den saken ikke kan behandles i generalforsamlingen (§ 7-7 og § 7-8).

Sitat

§ 1-6. Meldingar mv.

(1) Styret avgjer korleis meldingar og liknande til andelseigarane etter denne lova skal givast. Andelseigarane kan reservere seg mot å ta imot meldingar elektronisk. Styret skal informere andelseigarane i rimeleg tid før ny kommunikasjonsmåte blir teken i bruk. Meldingar skal givast på ein trygg og tenleg måte.

§ 7-7. Saker som skal takast med i innkallinga

(1) I innkallinga skal dei sakene som skal behandlast, vere klart oppgitt. Skal eit forslag som etter lova eller vedtektene må vedtakast med minst to tredjedels fleirtal, kunne behandlast, må hovudinnhaldet vere teke inn i innkallinga.

(2) Saker som ein andelseigar ønskjer skal takast opp på den ordinære generalforsamlinga, skal nemnast i innkallinga når styret har motteke krav om det før fristen etter § 7-4 første ledd.

§ 7-8. Om kva saker generalforsamlinga skal og kan behandle

Generalforsamlinga kan ikkje gjere vedtak i andre saker enn dei som er nemnde i innkallinga, om ikkje alle andelseigarane i laget samtykkjer, og ikkje anna følgjer av særleg lovføresegn. At saka ikkje er nemnd i innkallinga, hindrar likevel ikkje at

1.den ordinære generalforsamlinga avgjer saker som etter lova eller vedtektene skal takast opp på kvar ordinær generalforsamling,

2.den ordinære generalforsamlinga avgjer krav om gransking som nemnd i § 7-14,

3.det blir valt styremedlemmer der nokon står på val,

4.det blir vedteke å kalle inn ny generalforsamling til å avgjere framlegg som er gjorde i møtet.

Se https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2003-06-06-39/ for hele borettslagsloven.

Endret 27. mai av what_no2000

[Wiktory8]

krikkert skrev (På 24.5.2025 den 14.38):

Departementet avklarte dette i forbindelse med COVID (brev TUDEP-2021-1846-5). Åttedagers- og tyvedagersfristene skal beregnes ut fra første møtedag ved flerdagsmøter.

Takker for henvisningen til 2021-1846-5.

Jeg er litt usikker vedr. når generalforsamlingen (møtestart) egentlig starter.

• Er "møtestart" når høringsperioden starter, eller er "møtestart" når man kan begynne å stemme?

En annen sak er at jeg har blitt valgt til protokollvitne, sammen med en annen andelseier.
Vi to vet jo at veldig mange saker/ting ikke har fulgt noen som helst lover og regler.

• Bør vi signere på protokollen?

[krikkert]

Møtets start er når møtet åpnes, det vil si når man kan gå inn på møtet og lese sakene. 

Protokollvitner skal være vitner, ikke dommere. Som vitne signerer man på at det som står i protokollen er det som faktisk skjedde, man signerer ikke på - og tar heller ikke ansvar for - om gjennomføringen av møtet er lovlig eller ulovlig. 

[Wiktory8]

krikkert skrev (24 minutter siden):

Møtets start er når møtet åpnes, det vil si når man kan gå inn på møtet og lese sakene. 

Forstår jeg det da riktig, at møtestart er den dagen vi fikk innkallingen? Altså da høringsperioden startet?

[krikkert]

Nei. Dagen du får innkallingen skal være åtte dager før møtestart. Når møtet avholdes digitalt er møtestart når du kan gå inn i møteapplikasjonen og lese dagsordenen. Normalt vil dette være den samme dagen som du kan begynne å stemme, men noen applikasjoner lar deg gå inn i møtet noen dager før du kan begynne å stemme. I så fall er det denne tidligere "gå inn"-dagen som er møtestart. 

[Wiktory8]

Takker for svar krikkert.
Da skjønner jeg at vårt borettslags møtedato er den datoen vi kunne begynne å stemme i de forskjellige sakene.
Altså 9. mai.

Det kan også legges til at det 15. mai (altså 5 dager(!) etter at det ble åpnet for avstemming), ble sendt en e-post fra styret der de skrev at det var oppgitt feil priser i en sak vi skulle stemme over. 
Denne (e-post)informasjonen ble følgelig ikke meddelt de som stemte på papir.

Hva kan man egentlig gjøre når styret avholder en meget tvilsom (les: ulovlig) generalforsamling?
Er eneste mulighet å samle inn nok underskrifter til å forlange en ekstraordinær generalforsamling?

[krikkert]

Det er ikke et krav om at opplysningene i innkallingen skal være riktige for at innkallingen skal være lovlig. At korrigerende opplysninger kommer etter at innkallingen er sendt betyr heller ikke at innkallingen er ulovlig. 

I tilfeller som du beskriver her kan gjennomføringen av generalforsamlingen være ulovlig (hvis møteapplikasjonen ikke lar deg endre stemme etter at opplysningene er kommet ut, og hvis opplysningene ikke er gitt i tide), og det enkelte vedtaket kan være ugyldig. For å gjøre noe med dette må man enten samle underskrifter for en ekstraordinær generalforsamling eller ta ut stevning. 

[Wiktory8]

krikkert skrev (11 minutter siden):

Det er ikke et krav om at opplysningene i innkallingen skal være riktige for at innkallingen skal være lovlig. At korrigerende opplysninger kommer etter at innkallingen er sendt betyr heller ikke at innkallingen er ulovlig. 

 

Det jeg mener er noe det mest alvorlige (ulovlige?) gjelder de som stemte på papir (ca. 5% av andelseierne).
De har jo ikke fått en eneste oppdatering i noen av de tildels grove feilene som har blitt oppdaget i innkallingen.
De aner absolutt ikke noen ting i det hele tatt, om hva de stemmer over i veldig mange av sakene!
Er det slik at man bare skal glemme disse "papirstemmerne". Det borger dessverre ikke mye for det som kalles beboerdemokrati.

Jeg ønsker også å dele en annen ting (av flere!) som har betydning for gjennomføring av generalforsamlingen. Kanskje flere etter hvert.

I den digitale høringsperioden (22. april – 5. mai) kunne de som er "digitale" skrive kommentarer og stille spørsmål.
Jeg antar at man også kunne fremme motforslag i de forskjellige sakene, selv om styret ikke skrev noe om dette.

Selv fremmet jeg et motforslag til en vedtektsendring i den digitale høringsperioden; "Herved foreslår jeg at ny sum i borettslagets vedtekter punkt 7.3(3) økes fra kr. 75.000,- til kr. 100.000,-."  (Til opplysning ønsket styret å øke til ca. 1.250.000,-.)
På det nevnte informasjonsmøtet opplyste jeg også i plenum om mitt motforslag. Med bifall fra flere andre.
Men da den digitale avstemmingen ble åpnet, var ikke mitt motforslag tatt med.
Jeg skrev straks en e-post til både styret og forretningsfører, der jeg spurte om hvorfor ikke mitt motforslag lå til avstemming. Og svaret jeg fikk fra styret er vel av det litt overraskende slaget(?!); "Hei! Din henvendelse vil bli tatt opp på styremøte 4. juni, og du vil motta ett svar fra oss så fort saken er ferdig behandlet. Med Vennlig Hilsen Styreleder" 
4. juni er 13 dager etter at generalforsamlingen var avsluttet!!
Hva synes dere om svaret fra styret?
Ikke nok med det!
Dagen før generalforsamlingen ble avsluttet, fikk jeg et nytt svar. Denne gang fra forretningsføreren: "Dersom du ønsker å foreslå en annen beløpsgrense i henhold til vedtektenes punkt 7.3(3), oppfordres du til å sende inn dette som en sak til behandling på neste ordinære generalforsamling."
Hva synes dere om svaret fra forretningsføreren?
Min mening er at denne saken bare må slettes fra generalforsamlingen. Eller hva?

Skal ha møte med forretningsfører til neste uke, vedrørende signering av protokollen. Skal bli spennende å se hva som kommer ut av dette møtet.
 

 

[krikkert]

Det er en saksbehandlingsfeil at noen av andelseierne ikke har fått oppdatert informasjon. Det er en relativ saksbehandlingsfeil, noe som vil si at vedtaket er gyldig med mindre feilen har fått påvisbare konsekvenser for avstemningsresultatet. 

Det er i utgangspunktet styrets privilegium å sette opp dagsorden for møtet, og styret kan velge å sette opp sitt eget forslag som avstemming med "for" og "mot" som alternativer. Å stille opp motforslag forutsetter i utgangspunktet at den digitale løsningen kan håndtere flere avstemningsresultater i samme sak. Det er det ikke alle som gjør (av gode grunner, i og med at avstemmingen er asynkron). At du ikke ble gitt anledning til å få ditt motforslag stemt over er en saksbehandlingsfeil, men som over er det en relativ feil. Får ingen betydning med mindre det ville ha påvirket resultatet. 

Forretningsførers svar er så som så. Det fremstår som løsningsorientert. 

[Ståle Nordlie]

18 minutes ago, krikkert said:

Det er en saksbehandlingsfeil at noen av andelseierne ikke har fått oppdatert informasjon. Det er en relativ saksbehandlingsfeil, noe som vil si at vedtaket er gyldig med mindre feilen har fått påvisbare konsekvenser for avstemningsresultatet.

Jeg liker ikke formuleringen over.

Hvis andelseiere har fått feil informasjon, og dette ikke er rettet skikkelig, mener jeg det er en feil som typisk fører til ugyldighet hvis den kan ha virket inn på vedtaket. Der er ikke nødvendig å vise at feilen har fått konsekvenser.

Se for eksempel Rt-2003-1501 avsnitt 47 (for aksjeselskaper). Eller LB-2017-35143 (om borettslag), hvor lagmannsretten legger til grunn at "det er et vilkår for ugyldighet at feilen kan ha virket inn på vedtakets innhold".

[krikkert]

Enig. 

[Føniks]

Dere er et nokså stort borettslag, men om det er en del andelseiere som er misfornøyde med digital generalforsamling kan dere med et antall som tilsvarer minst 10% av andelseiere kreve fysisk generalforsamling. I ditt store borettslag betyr det at du må samle 40 andelseiere om dette.

Med samme antall andelseiere kan dere be om at det avholdes en ekstraordinær generalforsamling.

Om saken din er noe som engasjerer flere så er dette en mulighet som kan vurderes.

Endret 2. juni av Føniks