Nye Outlook - Flytte epost til Windows Utforsker?

[obygda]

Snylter skrev (8 timer siden):

 

Som sagt, dere har tatt i bruk Teams og Sharepoint helt feil. Gjør ting riktig så funker det bra.

Du høres ut til å være i ferd med å gå ut på dato ja.

Hva er korrekt bruk? Vi snakker tusenvis av dokumenter fra tusenvis av ansatte hvor folk slenger inn dokumenter i ulike teams kanaler og på sharepoint (hvilket jeg opplever som feil og et slags /dev/null i praksis).  Hva er så korrekt måte å håndtere dette på slik at vi alle lett kan finne frem og ha kronologisk oversikt over alle dokumenter samtidig som hver og en skal slippe å administrere tilgang? Dette med å administrere tilgang og dokumenter generelt oppleves også tungvindt da hver og en som lager dokumenter ofte ender opp med også å måtte håndtere tilgang. La oss si du vet det finnes et dokument der ute. Du har ingen anelse om hvor dokumentet er..om det ligger som fil i teams eller på på hvilken sharepoint,eller jira site det befinner seg (det er flere slike). Du vet ikke hvilke ord som befinner seg i dokumentet,men du vet at det omhandler noe bestemt. Du er heller ikke sikker på hvem som har skrevet det eller om du har tilgang. Så hvordan finner du frem?  I ganle dager visste du akkurat hvor ting lå og kunne effektivt søke på dette stedet. Ja selv databaser var enkle å søke gjennom via SQL. Tilgangen var gitt ut fra hvor du jobbet i organisasjonen og du la inn dokumenter på en strukturert måte.

Du vet ikke helt hvor ting lenger er plassert er min opplevelse i dette kaoset. Som sagt,jeg har sikkert gått ut på dato,men opplever at mange,faktisk de fleste,sliter med å holde orden og lykkes med å finne effektivt frem i jungelen av ulike siter man må lete på. Og at vi bruker disse verktøyene feil kan sikkert stemme fordi det oppleves ineffektivt...men da tar jeg gjerne imot råd. Har forøvrig egen serverpark hjemme med blant annen egen nas og en del ulike tjenester som kjører under et proxmox cluster med mange VM så føler jeg fortsatt er litt oppegående sånn rent teknisk (jeg har lang erfaring fra utvikling med alt fra c++,c# til oracle PL/SQL,Python osv) og har null problemer med å drifte ulike servere....men Microsoft sin jungel av nye office løsninger og stadige feil med azure oppleves derimot ikke som hverken stabilt eller effektivt i bruk. 

[AndersT2]

ilpostino skrev (20 timer siden):

Du misforstår meg litt. Dere kan ha en felles postboks som heter "[email protected]" eller whatever og for eksempel ha en undermappe for hver kunde / anskaffelse. 

Skjønte det, men det vil ikke fungere for oss, da mappen vi har på felles disken (Via Windows utforsker og Onedrive), så ligger alt av filer fra anbud til FDV. Alt av filer for jobben er samlet der. Det finnes sikkert bedre måter å jobbe på, men det er slik det er blitt gjort her i bedriften siden vi hadde serverne selv.

[ilpostino]

AndersT2 skrev (10 minutter siden):

Skjønte det, men det vil ikke fungere for oss, da mappen vi har på felles disken (Via Windows utforsker og Onedrive), så ligger alt av filer fra anbud til FDV. Alt av filer for jobben er samlet der. Det finnes sikkert bedre måter å jobbe på, men det er slik det er blitt gjort her i bedriften siden vi hadde serverne selv.

Da tror jeg ar jeg vil slenge meg på de som har anbefalt Microsoft Dynamics 365 i denne tråden. 

[obygda]

ilpostino skrev (1 time siden):

Da tror jeg ar jeg vil slenge meg på de som har anbefalt Microsoft Dynamics 365 i denne tråden. 

Ville vurdert andre CRM løsninger om man skal gå den veien. Helst noe MS ikke har en finger med. MS er ikke lenger det kundeorienterte selskapet det en gang var. I dag så dyttes alle til ulike abonnementstjenester og punger man ikke ut løpende så sitter man plutselig der uten noe...Og i noen lisenser så tvinges man til å bruke copilot også..man kan ikke disable funksjonalitet mhp copilot gitt visse bedriftslisenser..vi skal alle mao bidra til å mate AI med energi selv der vi ikke aktivt ber om det. 

[Snylter]

12 hours ago, obygda said:

Hva er korrekt bruk? Vi snakker tusenvis av dokumenter fra tusenvis av ansatte hvor folk slenger inn dokumenter i ulike teams kanaler og på sharepoint (hvilket jeg opplever som feil og et slags /dev/null i praksis).  Hva er så korrekt måte å håndtere dette på slik at vi alle lett kan finne frem og ha kronologisk oversikt over alle dokumenter samtidig som hver og en skal slippe å administrere tilgang? Dette med å administrere tilgang og dokumenter generelt oppleves også tungvindt da hver og en som lager dokumenter ofte ender opp med også å måtte håndtere tilgang. La oss si du vet det finnes et dokument der ute. Du har ingen anelse om hvor dokumentet er..om det ligger som fil i teams eller på på hvilken sharepoint,eller jira site det befinner seg (det er flere slike). Du vet ikke hvilke ord som befinner seg i dokumentet,men du vet at det omhandler noe bestemt. Du er heller ikke sikker på hvem som har skrevet det eller om du har tilgang. Så hvordan finner du frem?  I ganle dager visste du akkurat hvor ting lå og kunne effektivt søke på dette stedet. Ja selv databaser var enkle å søke gjennom via SQL. Tilgangen var gitt ut fra hvor du jobbet i organisasjonen og du la inn dokumenter på en strukturert måte.

Du vet ikke helt hvor ting lenger er plassert er min opplevelse i dette kaoset. Som sagt,jeg har sikkert gått ut på dato,men opplever at mange,faktisk de fleste,sliter med å holde orden og lykkes med å finne effektivt frem i jungelen av ulike siter man må lete på. Og at vi bruker disse verktøyene feil kan sikkert stemme fordi det oppleves ineffektivt...men da tar jeg gjerne imot råd. Har forøvrig egen serverpark hjemme med blant annen egen nas og en del ulike tjenester som kjører under et proxmox cluster med mange VM så føler jeg fortsatt er litt oppegående sånn rent teknisk (jeg har lang erfaring fra utvikling med alt fra c++,c# til oracle PL/SQL,Python osv) og har null problemer med å drifte ulike servere....men Microsoft sin jungel av nye office løsninger og stadige feil med azure oppleves derimot ikke som hverken stabilt eller effektivt i bruk. 

Hva som er riktig må man finne ut for hver enkelt bedrift, dette er et eget fagfelt.

Det er ingen grunn til at hver enkelt ansatt skal administrere tilgang, allerede her vet man at man har IT uten nødvendig kontroll.

Det er riktige for dere er trolig å leie inn en god konsulent innen dette feltet, da kan dere få kontroll på både data som er i bruk og data som skal arkiveres.

At du er utvikler er egentlig helt irrelevant, selv jobber jeg med drift av blant annet Microsoft 365-løsninger men denne delen er utenfor mitt felt så her ville jeg sendt deg videre til en kollega.

[obygda]

Snylter skrev (1 minutt siden):

Hva som er riktig må man finne ut for hver enkelt bedrift, dette er et eget fagfelt.

Det er ingen grunn til at hver enkelt ansatt skal administrere tilgang, allerede her vet man at man har IT uten nødvendig kontroll.

Det er riktige for dere er trolig å leie inn en god konsulent innen dette feltet, da kan dere få kontroll på både data som er i bruk og data som skal arkiveres.

At du er utvikler er egentlig helt irrelevant, selv jobber jeg med drift av blant annet Microsoft 365-løsninger men denne delen er utenfor mitt felt så her ville jeg sendt deg videre til en kollega.

Ja,at vi sliter med IT drift kan jeg skrive under på. Vi har hatt og har mange konsulenter inne,men det er langt mellom gull og gråstein. Jeg kan lett kjenne igjen dyktige personer som evner å både forstå problemer og komme med gode forslag til løsninger..men det er dessverre langt mellom dem. Problemer er ofte ledere som derimot ikke forstår og initierer hodeløse endringer som i bunn og grunn skaper flere utfordringer enn de løser. Office 365 er en skyløsning som jeg finner mer uoversiktlig enn de gamle standalone løsningene. F.eks dette med deling av regneark hvor flere skal editere har vist seg å ikke fungere godt i praksis..Vi mistet flere dagers jobb på et slikt stunt . Jeg tok jevnlig lokale kopier og klarte å redde deler av dette heldigvis. Word er håpløst med copilot integrering som for vår lisens sies å ikke kunne de aktiveres . Poenget er at jeg ikke vil ha AI hjelp under skriving av notater og dokumenter..f.eks ved utarbeidelse av ulik dokumentasjon.  Da forstyrrer denne integrerte AI assistenten. Jeg vet hva den kan hjelpe meg med..vi har tonnevis av kurs og opplæring på dette,men det er en litt latterlig simpel sekretær jobb stort sett. Jeg har ikke noe problem med å sile mail fra avsender og scripte opp lagring og organisering av dette..men det er når ting havner på teams i ymse kanaler,ymse sharepoint siter, ymse gitlab,ymse jira...det er vel her problemet ligger..det er totalt anarki der hvert team gjør ting på sin ymse måte . Og web løsninger ala office 365 er nok genialt for ms mhp cash flow,men det er dessverre ikke strømlinjeformet som de gamle løsningene. Derfor er det linux på privaten som gjelder..her kan man få kontroll og styring på alt selv.. Og for å skru inn på trådens tema...så oppleves nye Outlook som mye dårligere enn classic. 

 

[Snylter]

Nå har man versjonshistorikk da, så man kan gå tlbake til en tidligere versjon også i 365..

Selv bruker jeg Onedrive mye, eksempelvis i absolutt alle møter jeg arrangerer eller deltar i.

Nye Outlook er ganske kjipt ja, det er jeg helt enig i. Derfor kjører jeg fortsatt classic selv og vil gjøre det så lenge jeg kan..

[NoBo]

Som flere er inne på; det er nok på høy tid at dere tar i bruk den smartness og tankegang som ligger i en effektiv bruk av M365 🙃

Hvis du hadde vært en kunde, og nå som vi vet litt mer om pain points og måten dere jobber på, ville jeg ha svart følgende:

Sitat

Helhetlig løsningsbeskrivelse for strukturert kundedialog og prosjektarbeid i Microsoft 365

Innledning

Dette er en løsning som bygger videre på dagens rutiner med e‑post, manuell lagring og tradisjonelle mapper, men som legger til et moderne lag av struktur gjennom automatisk organisering og metadata. Brukerne trenger ikke endre arbeidsmåte, men virksomheten får bedre gjenfinning, konsistens og kvalitet i prosjektene.

Mapper og metadata – samspillet som gir orden

Tradisjonelle mapper er intuitive og gir en synlig “hvor ligger filen?”‑struktur, men de har begrensninger: filer kan kun ligge ett sted, strukturen varierer mellom brukere, og gjenfinning avhenger av hukommelse. Metadata beskriver hva filen er (kunde, prosjekt, fase, dokumenttype), og kompletterer mapper ved å gjøre innholdet søkbart og filtrerbart uavhengig av plassering.

Metadata gjør det også mulig å vise de samme filene i ulike “virtuelle mapper” (views) basert på behov – for eksempel per kunde, prosjekt eller dokumenttype – uten duplikater. Filen ligger fysisk ett sted, men kan vises flere steder fordi metadata følger filen.

Sammen gir mapper og metadata en struktur som både brukeren og virksomheten vinner på.

Løsningsbeskrivelse

Bruker ↔ kunde: kommunikasjon som normalt

Kunden sender e‑post direkte til brukeren, og brukeren svarer som vanlig. Det er ingen endring for kunden.

Én manuell handling: flytt relevante e‑poster til prosjektmappe

Når en e‑post er relevant for prosjektet, flyttes den til korrekt prosjektmappe i en delt mailbox. Dette skaper et felles og sporbar arkiv for kundedialogen uten å endre brukerens arbeidsform.

Automatisering i Microsoft 365

Når e‑posten ligger i riktig prosjektmappe:

• vedlegg lagres automatisk i prosjektets dokumentområde i SharePoint
• Teams får en kort oppsummering med lenke til filene
• metadata fylles automatisk ut basert på prosjektinformasjon

Brukeren slipper manuell tagging eller kopiering utover flyttingen.

Automatisert prosjektopprettelse

Prosjekter får en enhetlig struktur fra start gjennom automatisk opprettelse av:

• prosjektmapper og standard understruktur
• metadatafelter og standardvisninger
• prosjektmappe i delt mailbox
• Teams‑kanal koblet til prosjektets dokumentområde

Dette eliminerer variasjon og manuell oppstart.

SharePoint som prosjektets “source of truth”

Både mottatte vedlegg og interne arbeidsfiler lagres i samme prosjektstruktur.
Dokumenter lagres med riktige metadata.
Virtuelle views gjør det mulig å filtrere på kunde, prosjekt, dokumenttype og fase.
Metadata følger filen uansett visning.
Vedlegg som kommer inn via e‑post merkes automatisk som kundefiler, slik at det er enkelt å skille dem fra interne dokumenter.

Teams som arbeidsflate

Brukeren jobber videre i Teams som før, men får nå oppsummerte kundemeldinger, direkte lenker til dokumenter og bedre oversikt. Systemet sørger for struktur og orden i bakgrunnen.

Gevinster for virksomheten

Brukerne kan arbeide som vanlig – kun ett ekstra steg (flytte e‑post).
Dokumenter blir enklere å finne – også uten å huske mappestruktur.
Kundefiler og interne filer merkes automatisk og holdes samlet.
Prosjekter opprettes konsekvent fra start.
Mindre rot, mindre manuelt arbeid og bedre kvalitet i prosjektene.
Løsningen skalerer godt når virksomheten vokser.

Håndtering av oppdaterte dokumenter fra kunde

Når kunden sender en oppdatert versjon av et dokument, mottar brukeren dette som vanlig på e‑post og flytter meldingen til riktig prosjektmappe i den delte mailboxen. Systemet lagrer automatisk vedlegget i prosjektets SharePoint‑struktur og knytter metadata som viser at filen kommer fra kunden. Nye versjoner som kunden sender inn blir en del av prosjektets versjonshistorikk, og det er enkelt å skille kundefiler fra interne dokumenter i samme struktur. Brukerne kan jobbe videre på dokumentet i samme prosjektområde, mens systemet opprettholder orden og sporbarhet.

Slik håndteres oppdaterte dokumenter i praksis

1. Kunden sender en oppdatert fil direkte til brukeren. Brukeren mottar dokumentet i egen innboks.
2. Brukeren flytter e‑posten til riktig prosjektmappe i den delte mailboxen.
3. Automatiseringen lagrer vedlegget i prosjektets SharePoint‑struktur.
4. Filen får metadata som viser at dokumentet kommer fra kunden, at det kommer via e‑post, hvilken kunde og hvilket prosjekt det tilhører, og hvilken dokumenttype det gjelder.
5. SharePoint håndterer versjonering:
   – Dersom kunden er “master”, lagres nye versjoner som nye versjoner av samme dokument, og full historikk beholdes.
   – Hvis kunden sender nye filer med nye filnavn, kan automatikken knytte filene sammen via metadata slik at versjonshistorikken likevel henger sammen.
6. Interne dokumenter brukere jobber videre på lagres i samme struktur og får metadata som angir at de er interne. Dette gir full sporbarhet mellom kundens filer og interne filer.
7. Teams oppdateres automatisk med en kort melding som peker til den nye versjonen, slik at prosjektgruppen alltid er orientert.

Oppsummert

Når kunden sender en oppdatert versjon av dokumentet, fortsetter brukeren å jobbe som før. E‑posten flyttes til riktig prosjektmappe, filen lagres riktig i SharePoint, metadata merker filen som kundefil, SharePoint håndterer versjonshistorikk, Teams oppdateres automatisk, og det oppstår ikke parallelle filområder. Dette ivaretar både kundens eierskap, brukerens vaner og virksomhetens behov for kontroll, orden og sporbarhet.
 

…og så ville det selvfølgelig ha vært en dialog om endelig løsning, samt om helheten i hvordan dere kan ha nytte av M365.