Hvordan holder dere oversikten i Outlook?

[sdf123]

Jeg har begynt i en ny jobb hvor jeg får mye epost, og det meste er har jeg behov for. Tidligere jobb fikk jeg også mye men da var det mer prosjektbasert så det var enklere å kategorisere. 

 

Jeg sliter litt med å lage en struktur som er enkel og oversiktlig.

 

Hva gjør dere? Mulig jeg kan få noen tips til hvordan jeg kan gjøre det bedre selv.

Endret 9. november 2016 av RickyG

[Netbit]

Selv har jeg alt som krever handling i Innboksen. Gjerne slik at det dukker opp den spesifikke dagen det krever handling også (boomerang funksjon)

 

Resten slenger jeg i en folder som heter Arkiv og årstallet -- bruker søkfunksjon for å finne det jeg trenger.

 

Får ikke så mye epost da og må sjelden grave opp gamle.. Så dette krever minst arbeid fra meg. 

[Sampson]

God mappestruktur og flittig bruk av 'følg opp' funksjonen er mitt tips. Har også ingen bakgrunn på mobilen, kun innboks og kalender som hovedskjerm.

[Pop]

Har benyttet full mappestruktur i mange år men vurderer nå å bare dele på 'Behandlet' og 'Ubehandlet' (evt bare innboks), pluss et par for vip-henvendelser eller tilsvarende. Altfor mange emner går over flere kategorier og det blir etter hvert vanskelig å lete dem frem igjen uten søk og da er hele poenget borte. Da kan jeg like godt bare søke i et par store mapper istedet.

Får ca 5000 epost i året, sender minst like mange.

[nomore]

Tipset mitt er å ikke bruke innboksen som en oppgave-liste. Det har man oppgave-listen til.

 

Får du en e-post som det skal gjøres noe med, gjør det med en gang, før det enten inn i sakssystemet dere bruker på jobb eller inn i det oppgavesystemet du bruker selv(enten i Outlook eller andre steder). Ikke la den ligge i innboksen.

 

På jobb bruker eg tre mapper i tillegg til innboks. Arkiv(med undermapper for årstall og måned), privat(for lønnslipper og lignende) og ei mappe for all e-post eg får saksbehandlingssystemet vårt. Eg vet som regel litt om e-posten eg skal finne, om den er privat eller jobbrelatert, ca årstall evnt om det var en fra sakssystemet. Da kan eg snevre søket ned kraftig. Men ellers bruker eg søk - det er derfor man har det

 

Ellers ut over det er det greit å holde innboksen tom - helst hver dag. Eg vet dette til tider er umulig for enkelte men det skaper en langt bedre oversikt og ro. Og dette lar seg faktisk gjennomføre når man slutter å bruke innboksen som oppgaveliste - enkelt og greit

[sdf123]

Mye gode forslag!

 

Jeg har og alltid brukt innboksen som en gjøremålsliste og hatt en god oversikt i mappene. Nå vurderer jeg å ha en mappe til privat(lønn etc.) og en som et arkiv, når jeg har fått eposten så går den enten i privat, arkiv eller søppel. Tror jeg må gi det litt tid, føler ikke jeg helt greier å gi slipp på mappestrukturen..

[nomore]

En viktig fordel med privat-mappe er at dersom arbeidsgiver får rettmessig tilgang til postboksen så skal e-post tydelig merket med privat være helt off-limits for de som går igjennom den. Altså man får ett tydelig skille mellom privat innhold og relevant innhold for jobben.

 

Eg vet at innboksen som oppgaveliste fungerer for noen. Helt i orden - fungerer det så kjør på. Men det er ei dårlig gjøremålsliste og en veldig typisk utfordring med metoden er at de eldste oppgavene havner sist og ofte utenfor synsfeltet. Man følger som regel alltid med på ny e-post og har man 20-30 ish e-poster så er ofte skjermfeltet fullt.

 

Tenker eg hvertfall

[Netbit]

Innboksen til Gmail (Inbox) er jo ganske genial som oppgaveliste synes jeg. Like greit og ha alt samlet ett sted.

 

Referanseting er mer Evernote / OneNote matriale

 

Egne mapper har jeg hatt før men det flyter alltid ut. Søkfunksjon er jo såpass god nå uansett. 

Endret 11. november 2016 av Netbit

[sdf123]

http://vg.no/annonsorinnhold/smart/komplett/84-slik-far-du-orden-i-rotete-e-postmapper

 

Link med tips fra en som holder foredrag om epost håndtering..

Endret 15. november 2016 av RickyG

[darkness|]

Jeg er vant til å forholde meg til sakssystem for ting jeg skal gjøre. Epost med info jeg trenger sorterer jeg pr. kunde + privat. Jeg sletter epost som ikke er nødvendig å ta vare på etter at den er lest. Er noe ekstra viktig så merker jeg det med rødt flagg.