IT-løsning for lite firma

[Mystiske_May]

Jeg begynte nylig som sekretær i et lite advokatfirma og har by default greid å bli dataansvarlig i tillegg. Sjefen min er på jakt etter en back-upløsning for bedriften vår, og har gitt meg oppgaven å finne frem til noen tilbud som kunne passe oss.

 

Etter en leterunde i går innser jeg at jeg vet mye mindre enn jeg trodde. IT-outsourcing, ASP-tjenester, IT-driftspartner og mye annet finnes visst på markedet.

 

Det sjefen min ønsker er et selskap som tar automatiske back-up av PCene våre (vi har 3 nå, med mulighet for tillegg fremover – så dette må være en mulighet). Han ønsker også gjerne noen som kan ta seg av sikkerhet (antivirus etc.) – generelt sagt vil han ha noen utenfor til å ta seg av det som har med data å gjøre, så kan vi gjøre jobben vår her uten å tenke på farene ved systemkrasj eller lignende. Det hadde sikkert vært fint med et selskap som tilbyr god kundesupport hvis det skulle oppstå noe også. Og sjefen understreker som sagt at vi bør ha en løsning som kan gjøre det enkelt for oss å slå oss sammen med andre selskaper og ta inn nye medarbeidere mv.

 

Det jeg leter etter her er mest tips til firmaer som tilbyr lignende løsninger for små selskaper som oss – og gjerne en forklaring på tilbudet annet enn den svada jeg ser på ymse nettsteder om at cloudsharing er den hippeste teknologien om dagen som vil lede verden inn i en ny tidsæra etc.etc.

 

Kort sagt:

- 3 PCer

- MS Office, primært Word

- Back-up, antivirus

- DOS-programvare (Timex), Datax, og programmer fra Jussystemer (Compensatio og Advocate Desktop) – vet ikke om programmene ringer noen bjeller for folk flest her – men like greit å nevne de

- Mail på Gmail

 

Vet ikke fullstendig hva jeg leter etter ennå, så er veldig åpen for forslag.

 

Takker på forhånd!

[geirjenssen]

Hva mener du med "DOS-programvare"?

Hvis Timex er et 10-15 år gammel MS-Dos program kan dere jo begynne med å bestille oppgradering til Windows.

[Snylter]

Dere må også tenke på dette med sensitive personopplysninger som advokatfirmaer gjerne har en del av.

Tillates det egentlig at dette lagres et annet sted enn hos dere selv?

 

Mitt beste tips er å ta kontakt med et av de mange firmaene som spesialiserer seg på driftsløsninger for små og mellomstore bedrifter.

[EvenAug]

Her er det en rekke forhold dere må vurdere. Snylter har et meget godt poeng angående sensitive personopplysninger. Advokatene som kan tolke regelverket bør sette seg godt inn i lovene her. Litt flaut for et advokatfirma å bli dømt for en så simpel feil.

Mulig at kryptering og sikker overføring er påkrevd?

 

Når det er sagt bør dere vurdere hva dere skal beskytte dere mot og hvor mye penger dere ønsker å sette av til prosjektet. Det rimligste over tid er nok å sette opp egen backupserver eller NAS som enten tar backup av hele systemet i gitte tidsintervaller eller som lagrer endrede filer på systemet kontinuerlig. Dette vil være en lokal løsning som beskytter mot diskkrasj på maskinene dere bruker til daglig. Men det beskytter på ingen måte mot brann, vannskade, tyveri og lignende som kan oppstå uforutsett. Hvis dere trenger backup mot slike uheldigheter er dere nødt til å kjøre ekstern backup...

 

Selv hadde jeg vurdert et RAID oppsett på de stasjonære PCene med kablet backup til lokal server + "arkivere backupdisker" i en brannsafe f.eks en gang i halvåret eller lignende (i tilfelle brann/tyveri). Nå er jeg kanskje litt ekstrem, men backup er viktig og liker å ha kontroll over filene selv.

[conundrum]

Det sjefen min ønsker er et selskap som tar automatiske back-up av PCene våre (vi har 3 nå, med mulighet for tillegg fremover – så dette må være en mulighet). Han ønsker også gjerne noen som kan ta seg av sikkerhet (antivirus etc.) – generelt sagt vil han ha noen utenfor til å ta seg av det som har med data å gjøre, så kan vi gjøre jobben vår her uten å tenke på farene ved systemkrasj eller lignende. Det hadde sikkert vært fint med et selskap som tilbyr god kundesupport hvis det skulle oppstå noe også. Og sjefen understreker som sagt at vi bør ha en løsning som kan gjøre det enkelt for oss å slå oss sammen med andre selskaper og ta inn nye medarbeidere mv.

 

Det jeg leter etter her er mest tips til firmaer som tilbyr lignende løsninger for små selskaper som oss – og gjerne en forklaring på tilbudet annet enn den svada jeg ser på ymse nettsteder om at cloudsharing er den hippeste teknologien om dagen som vil lede verden inn i en ny tidsæra etc.etc.

 

Kort sagt:

- 3 PCer

- MS Office, primært Word

- Back-up, antivirus

- DOS-programvare (Timex), Datax, og programmer fra Jussystemer (Compensatio og Advocate Desktop) – vet ikke om programmene ringer noen bjeller for folk flest her – men like greit å nevne de

- Mail på Gmail

 

Det dere har idag, er en løsning som lagrer data to steder: hos Google (GMail) og lokalt på PC-ene. Den første delen av løsningen kan det stilles spørsmål ved mht. krav til konfidensialitet, avhengig av hva som faktisk sendes på mai internt (ekstern e-post er pr. definisjon usikker uansettl, og den siste har en vesentlig svakhet hva gjelder driftssikkerhet, ettersom harddisker i PC-er garantert går i stykker etter en stund, noe som ikke sjelden medfører tap av alle data på disken.

 

Ang. lagring og backup har dere to konsepter å velge mellom: lokal løsning (egen server, backup via NAS-enhet e.l.) eller en ekstern løsning. Den første medfører investeringer i maskinvare og økt administrasjonsbyrde lokalt, noe som gjør sistnevnte til et attraktivt alternativ for mindre organisasjoner som deres. I tillegg er løsninger med mindre kompleksitet lettere å integrere dersom dere senere skulle ønske å foreta en sammenslåing med en annen organisasjon.

 

Online-backupløsninger kan settes opp slik at de går automatisk og sender rapporter ved hver backup, noe som dramatisk reduserer risikoen for "silent failure". I tillegg kan dataene krypteres med anerkjente algoritmer før de sendes ut av huset, slik at hverken uvedkommende på nettet eller selskapet som tilbyr tjenesten kan lese dataene. Dette gir høy grad av konfidensialitet, men man er helt avhengig av at krypteringsnøkkelen ikke mistes eller kommer på avveier.

 

Online backup-løsninger tar uten unntak såkalte inkrementelle sikkerhetskopier, slik at bare endrede data siden forrige backup må overføres. Dette gjør at en backup typisk bare tar noen få minutter. De fleste leverandører av slike tjenester baserer seg på anerkjent programvare som Crashplan Pro, Ahsay Online Backup e.l, men det finnes også leverandører med egenutviklet programvare (f.eks. Symantec).

 

Ulempene med online-løsninger er i hovedsak relatert til det faktum at dataene skal transporteres over Internet. Selv om hver backup-jobb går raskt, vil en total tilbakelegging av alle data ved et PC-krasj ta dramatisk mye lenger tid, avhengig av linjehastighet. Selv svært raske Internet-linjer har en overføringshastighet som ligger under 10% av det en middelmådig, lokal lagringsløsning kan levere (og såkalt "mobilt bredbånd" er i denne sammenhengen ulidelig tregt).

 

Man må regne med at en slik operasjon vil ta en dag med en rask linje. Dersom online-tjenesten leveres av en lokal aktør, kan problemet i noen tilfeller omgås ved at data hentes ut til annet lagringsmedium og transporteres via f.eks. budbil. Dette bør definitivt avklares med den aktuelle leverandøren før man kjøper tjenesten.

 

Vær også klar over at man ikke uten videre kan legge tilbake et operativsystem som Windows på en PC med annen maskinvare enn den man tok sikkerhetskopi av. Hvis en PC går helt i stykker eller blir stjålet, og erstatningsmaskinen er av et annet merke eller modell, risikerer man å måtte installere all programvare manuelt, inkludert backup-programvaren, og så legge dataene tilbake. Løsninger basert på en lokal server har mekanismer som i stor grad kan håndtere dette automatisk.

 

Til slutt kan dere altså sette IT-systemet som helhet ut til en ekstern leverandør. Da ligger alle data og programmer hos denne leverandøren, og dere vil i realiteten bare bruke de lokale PC-ene som "fjernstyringsenheter" opp mot leverandørens servere. Dette gir en unik fleksibilitet mht. arbeidssted og løser problemet med lokal lagring, da ingen slik lagring finner sted. Backup trenger man heller ikke tenke på, da det er leverandørens ansvar. Oppsett av nye PC-er ved oppgradering eller maskinvarefeil er gjort på få minutter. Forutsigbare kostnader trekkes også frem som en fordel med denne typen løsning.

 

Ulempene er at dataene i sin helhet ligger hos en ekstern aktør, at man er avhengig av Internet-linje for å kunne arbeide overhodet, og at man risikerer å bli låst til denne leverandøren. I tillegg er man selvsagt avhengig av at leverandøren har en kundestøttetjeneste av god kvalitet, så det er vesentlig å innhente referanser

 

Hvis målet er minst mulig lokalt utstyr og administrasjon, er det online backup eller outsourcing av det hele som er løsningene for dere. Uansett hvilken løsning dere velger, vil dere antakelig ha bruk for bistand fra en lokal aktør for å få dette satt opp, og ikke minst dersom uhellet skulle være ute og dere trenger å legge tilbake data. Jeg vil sterkt anbefale innhenting av referanser, da kvaliteten i dette markedet er sterkt varierende.

[slippern]

Det enkelste er og kjøpe et synology NAS, da kan du sette opp share osv.

Samt Synology NASet har en backup klient som installeres på hver pc og tar backup av dokumenter osv.

[kjetilkl]

Problemet er vel at de vil at "noen andre" skal ta seg av alt.

 

Symantec har f.eks gode sky-baserte løsninger for både backup og anti-virus som man enkelt kan administrere selv dersom man klarer å logge seg inn på en nettside og å installere ett program. -Det bør heller ikke være vanskelig å få tak i en Partner som hjelper til med dette for en liten sum pr mnd.

-Det som jo må avklares er hvor dere har lov til å lagre data osv.

 

Skal dere ha en aktør som fikser alt på backup uten at dere trenger å gjøre så mye selv ville jeg kontaktet onlinebackupcompany.no - de er vel de som har mest "cred" av de norske aktørene.

 

Så lenge dere er villige til å betale noe for det så er nok det beste å kontakte en driftsleverandør - kunne sikkert gitt noen tips dersom du sa hvor dere holdt til.

[aurstad]

Du kan jo ha tatt kontakt med noen dere kjenner som er i samme bransje i nærområdet for å høre litt om hva slags erfaringer de har av lokale firmaer. Kan være greit å ha noen i nærområdet til å kunne ta seg av slik.

[novastrum]

Hei May! Vet ikke om dere har funnet noen til å hjelpe dere enda, men synes det virker som om mange har kommet med tips som bommer ganske mye på det dere ønsker å få svar på.

 

Jeg forstår det slik at dere vil at noen hjelper dere med drift av maskinene og programmene deres, og da er det vel hovedsaklig eksterne driftselskap, eller konsulenter som er nærliggende å anbefale.

 

Velger dere en driftsleverandør, så vil dere betale et månedlig beløp og ha tilgang til driftressurser når dere skulle trenge det.

Jeg vet dessverre ikke hvor priser ligger osv. på driftsjenester men Intility er en kjent aktør for småbedritsmarkedet.

http://www.intility.no

 

Alternativt kan dere leie en infrastruktur-konsulent for å hjelpe dere med å sette opp backup internt hos dere, og eventuell 2.backup på et annet sted slik at dere sparer på alt i tilfelle brann, etc. Da slipper dere det månedlige beløpet og betaler kun når dere trenger bistand.

Her finnes det også flere aktører, f.eks.

http://www.evry.no

http://www.atea.no

[Sprokket]

Hei May! Vet ikke om dere har funnet noen til å hjelpe dere enda, men synes det virker som om mange har kommet med tips som bommer ganske mye på det dere ønsker å få svar på.

 

Jeg forstår det slik at dere vil at noen hjelper dere med drift av maskinene og programmene deres, og da er det vel hovedsaklig eksterne driftselskap, eller konsulenter som er nærliggende å anbefale.

 

Velger dere en driftsleverandør, så vil dere betale et månedlig beløp og ha tilgang til driftressurser når dere skulle trenge det.

Jeg vet dessverre ikke hvor priser ligger osv. på driftsjenester men Intility er en kjent aktør for småbedritsmarkedet.

http://www.intility.no

 

Alternativt kan dere leie en infrastruktur-konsulent for å hjelpe dere med å sette opp backup internt hos dere, og eventuell 2.backup på et annet sted slik at dere sparer på alt i tilfelle brann, etc. Da slipper dere det månedlige beløpet og betaler kun når dere trenger bistand.

Her finnes det også flere aktører, f.eks.

http://www.evry.no

http://www.atea.no

 

samtlige nevnt her tilbyr tjenester for små kunder også