Korleis lage innhaldsliste og kapittel i Word?

[Garegaupa]

Eg har teke på meg eit oppdrag med å skrive nokre manualar for eit firma, og sit difor no og børstar støvet av gamle kunnskapar i Microsoft Word 2003. Eg har stort sett funne ut av det eg skal, med unntak av ein ting. Eg har søkt på Google og leita i hjelpefilene til Word, utan å finne det eg er ute etter. Problemet er som fylgjer:

 

Eg skal lage ei rekkje Word-dokument, der kvart dokument er eitt hovudkapittel (kapittel 1, 2, 3 og så vidare), med ei rekkje underkapittel (Kapittel 1.1, 1.2, 1.2.1 og så vidare). Sidetalet skal ha med hovudkapittelnummer og sidetal (Side 1-1, 1-2, 1-3 og så vidare). Innhaldslista skal så peike til desse sidene.

 

Problemet mitt er at eg enten får til sidetala rett (ved å berre setje kapittelnummer manuelt i botnteksten, etterfulgt av sidetal (1-1, 1-2, 1-3 og så vidare) eller eg får til innhaldslista rett (ved å bruke Overskift 1, Overskrift 2 og så vidare) - men ikkje båe delar på ein gong...

 

Viss eg prøvar å lage ei innhaldsliste etter å ha gjort det eg nemnde ovanfor vert lista korrekt, men sidetala (naturleg nok) feil (viser 1, 2, 3 ... i staden for 1-1, 1-2, 1-3 ...). Prøvar eg å få sidetala til å ta kapittelnummer i betraktning automatisk får eg fylgjande feilmelding:

 

"Det finst ingen kapittelnummer å leggje til i overskrifta eller sidetalet. Vel Punktmerking og nummerering på Format-menyen, og vel ein listestil som er kopla til overskriftsstilane."

 

OK, dette høyrest forsåvidt logisk nok ut. Problemet er berre at eg ikkje får dette til å virke som det skal, uansett kva eg prøvar på. Eg får diverre ikkje sett ord på -kva- det er som ikkje virkar, for når eg begynner med dette ender forsøket som regel opp i kaos...

 

Er det nokon som kan rettleie meg her, eller eventuelt gje meg ein peikar til ein guide på Internett som forklårar dette på ein god måte?

[Mr.Elendig]

Veit det ikkje er akkurat det du spør etter, men kva med å bruke Lyx? Eller er det eit krav frå firmaet at manualane skal være i .doc format?

[Garegaupa]

Lyx veit eg diverre ikkje kva er slik i farten...?

 

Jau, eg lyt nok halde meg til Word-formatet, då det er det desse karane brukar.

[Mr.Elendig]

http://www.lyx.org/

[Garegaupa]

Akkurat. Den såg snerten ut den, med fyrste augnekast, men her lyt eg nok halde meg til Word. Men uansett, takk for tipset!

 

Er det nokon som har ei formeining om korleis eg skal få løyst dette i Word?

 

Redigert: Eg har funne ei slags halvløysing på dette her, ved å setje inn kapittelnummer manuelt framføre sidetalet, både i innhaldslista og i botnteksten. Det fungerer, men eg kan ikkje fri meg for tanken på at der må vere ein enklare måte å gjere dette på...?

 

Redigert (enno ein gong...): Der fann eg ut av det! Trikset var å gå inn på Format --> Punktmerking og nummerering --> Fleire nivå. Så vel ein den punktmerkingsstilen som passar til Overskrift 1, Overskrift 2 og så vidare. Eg hadde altså vore inne på det rette, men leita på feil plass...

Endret 22. august 2006 av Garegaupa

[kjeklulf]

Litt sent men: Bra at du har fått det til å fungere. Men: Metodene du har brukt her vil før eller siden gi deg grå hår og problemer så lange som et vondt år. Særlig om dokumentene skal redigeres på flere maskiner, korrekturlesing etc. etc.

 

Ta en kikk på følgende sider så får du ideer om hvordan du kan løse det på en tryggere måte:

 

http://word.mvps.org/FAQs/Numbering/WordsN...ngExplained.htm

 

http://www.shaunakelly.com/word/styles/TipsOnStyles.html

[Garegaupa]

Takk for innspelet, kjeklulf!

 

Eg har kikka litt på dei peikarane du posta. Det er truleg eg som er for trøytt (og har for dårleg tid) til å finne ut kva for alternative måtar dette kan gjerast på. Kunne du ha gjeve meg eit lite spark i rett retning?

[Garegaupa]

Ein liten oppfølgar her: Viss eg skal lage til dømes fire kapittel (som alle er separate Word-dokument), der det fyrste av desse skal innehalde innhaldslistene frå dei tre andre kapitla, korleis gjer eg dette mest mogeleg smertefritt? Eg prøvde klypp og lim frå eit kapittel til eit anna, men då skjedde det noko rart med oppsettet i innhaldslistene, omtrent som om dei ikkje "fann tilbake" til det opprinnelege dokumentet. Eg prøvde og å kopiere dei over som rein tekst, men dette fann eg ikkje ut av.

 

Det greiaste hadde vore om det var ein måte å gjere dette på som gjorde at viss eg oppdaterer eitt kapittel, så kan ein opdatere innhaldslista både i dettte kapitlet og det fyrste kapitlet automatisk.

 

Eg vonar de skjønar kva eg meiner med dette, men viss ikkje er det berre å spørje!

[kjeklulf]

Det er kun en fornuftig måte å gjøre dette på og det er ved å opprette en skikkelig grunnmal som du baserer alle dokumentene på. I denne grunnmalen oppretter du stiler som inneholder de innstillingene du ønsker å bruke. Poenget med å bruke stiler er at de kan oppdateres globalt (for alle dokumentene) og kopieres, det kan man ikke om man bruker direkte formatering (fra verktøylinjen Formatering eller Format-menyen).

 

Spesielt viktig er det å unngå å bruke punktmerkede eller nummererte lister fra verktøylinjen eller menyen, særlig om du gjør noen tilpasninger i dem. Tilpasningene vil bryte sammen i det øyeblikk du åpner dokumentene på en annen maskin.

 

Her kan du lese mer om maler:

 

http://www.addbalance.com/word/templates.htm

 

Bruk litt tid på å sette deg inn i brytere som brukes i feltkodene til innholdsfortegnelsen. Da kan du enkelt kontrollere resultatet som du vil. Du kan lese mer om disse bryterne og innholdsfortegnelser her:

 

http://word.mvps.org/FAQs/Formatting/TOCSwitches.htm

 

For å lage en innholdsfortegnelse som går over flere dokumenter må du bruke et RD-felt. Her finner du komplett instruksjon:

 

http://pubs.logicalexpressions.com/Pub0009...icle.asp?ID=148