Er det noen av dere som digitaliserer dokumentene deres og evt. hvordan gjøres det lettest?

[zacka]

Jeg er ingen fan av unødvendig oppsamlet krimskrams (er kanskje ikke alene om det?) Vel, jeg har et ønske om å digitalisere alle papirer jeg har liggende så jeg slipper å lagre det i uttallige esker som øker i antall. Det har dog de siste årene minket på tilskudd til papirbunkene da jeg f.eks får efaktura på alt som går an, men enkelte ting må man rett og slett få på papir. Kvitteringer, selvangivelse, lønns- og trekkoppgaver osv.

 

Er det noen andre av dere som har gjort dette? I såfall er jeg veldig interessert i å lese erfaringer rundt dette.

 

Kriteriene mine er:

 

- Dokumentene som skannes inn må være søkbare (ergo, jeg trenger tips om et bra scannerprogram som har et godt tekstgjenkjenningsverktøy)

- Best mulig kvalitet, lavest mulig filstørrelse (filformat: PDF?)

- Dokumentene skal også lagres sikkert online (er Xdrive.com et greit alternativ?)

 

Jeg skulle gjerne også fått noen tips på noen gode dokumentscannere som har arkmater for dokumentscanning. Sitter foreløpig med en portabel scanner av typen "Planon DocuPen RC800", link , men den gir etter min mening ikke et godt nok resultat selv om den er svært så hendig.

 

Om noen har erfaringer å dele med meg blir jeg veldig glad

Endret 16. juli 2008 av zacka

[Ekko]

husker når jeg gikk på ntnu var det snakk om å sette i gang et system der alt skulle lagres digitalt, feks all brevkorrespondanse osv.

 

Mener det var dette prosjektet det var snakk om:

 

http://www.ntnu.no/esb/

 

Kan jo være du finner noe info der om hvordan det har blitt gjort.

[BonzoDog]

Det finnes jo systemer for bedrifter som løser dette, som Compello og StreamServe, men det blir nok litt overkill for en privatperson. Nå følger det gjerne programvare med skanneren også som kan komme til nytte her. For privatpersoner så kan vel de rimeligere variantene (ikke pro-utgavene) fra Nuance, f.eks. PaperPort eller TextBridge kjøpes til henholdsvis $100 og $80.

 

Det enkleste er vel skanning til PDF. Da kan du risikere å få litt store filer på noen dokumenter, men til gjengjeld får du filer i en åpen standard som (svært sannsynlig) kan åpnes langt inn i framtida. Moderne planskannere fra Canon, Epson mm. har mulighet til å skanne direkte til PDF.

 

Jeg har ikke noe omfattende elektronisk arkiv sjøl, men det jeg har er i HTML (enten HTML 4.01 Strict eller XHTML 1.0 Strict). Da kreves det manuell behandling og HTML-kunnskaper. På den positive siden får du ekstremt små dokumenter som kan metatagges, er lett søkbare og kan legges i et eget intranett. HTML er vel verdens mest benyttede tekstformat og bør kunne åpnes lett i framtida (så sant kodingen er korrekt i henhold til standardene, vanskelig å spå om nettlesere om 25 år fortsatt benytter quirks-modus eller ei).

 

OCR kan ta sin tid, men gir dokumenter som er mye mer anvendbare enn de som er skannete bilder. Skal du ta vare på regningene dine i et arkiv, er det ingen vits med OCR. Andre dokumenter med mye tekstinnhold (artikler, gamle avisutklipp o.l.) vil imidlertid ha godt av en omgang med OCR. Husk å legge inn kildeangivelse på dokumentene i arkivet ditt også.

[Trynemjoel]

Det jeg bruker er Leap, et program for å organisere, "tagge", søke og forhåndsse dokumenter raskt og effektivt. Fungerer flott for min del, men det er ekslusivt for Mac, så det er kanskje ikke noe du vil ha anledning til å bruke.

 

PDFer med oversiktelig mappesortering er vel kanskje beste alternativ om en vil ha noe gratis. Eventuellt bruke Evernote, som kan gjøre dokumenter søkbare, og du kan tagge dem med hvilken informasjon du vil. Om det er snakk om store mengder dokumenter må du kanskje oppgradere tjenesten som ellers er gratis, for noen slanter, men for en løsning som også vil synkroniseres mot nettet(og bli gjort tilgjengelig fra mobil og hvilken som helst maskin med nettilgang) så er det vel verdt det for sikkerhetens del

Endret 17. juli 2008 av Rexinor