Filtjener + dokumentstruktur og gjenfinning.

[Perazzi]

Vi har en filtjener på jobben som forsåvidt fungerer ok, men jeg ser nå helt klart at vi har et behov for å implementere en løsning for å kunne samle dokumentene og strukturere dem, med muligheter for å gjøre søk og ikke minst få tilgang til dokumentene via nettet. Noen som har erfaringer med gode løsninger her? Har hørt om Microsoft Sharepoint og Atlassian, men jeg vet ikke om dette kan være noe å prøve?

[deviant]

Alfresco er en fri løsning for dokumenthåndtering og burde være vel verdt en titt. http://www.alfresco.com/

 

Ellers finnes det et utall av løsninger på markedet, og det hadde vært fint med en litt fyldigere beskrivelse av behovet for å kunne gi konkrete anbefalinger.

[Perazzi]

Alfresco er en fri løsning for dokumenthåndtering og burde være vel verdt en titt. http://www.alfresco.com/

 

Ellers finnes det et utall av løsninger på markedet, og det hadde vært fint med en litt fyldigere beskrivelse av behovet for å kunne gi konkrete anbefalinger.

 

Ok, skal sjekke linken litt nærmere. Behovet vårt er å få en struktur på dokumentflyten, å enkelt kunne søke opp dokumenter uten å måtte kaste bort tid på å lete. Det å kunne dele dokumenter enkelt og effektivt. Det er vel de viktigste kriteriene.

[deviant]

Ok, skal sjekke linken litt nærmere. Behovet vårt er å få en struktur på dokumentflyten, å enkelt kunne søke opp dokumenter uten å måtte kaste bort tid på å lete. Det å kunne dele dokumenter enkelt og effektivt. Det er vel de viktigste kriteriene.

 

Hva slags dokumenter?

Hvor mange dokumenter?

Antall brukere?

Dagens behov vs. fremtidig behov.

Er det først og fremst snakk om arkivering (av f.eks. korrespondanse) eller er det levende dokumenter som stadig endres og oppdateres?

Hvilke ressurser er dere villig til å sette inn for å administrere dokumentsystemet?

Hva slags integrasjon med andre systemer og applikasjoner er ønskelig?

[Perazzi]

Ok, skal sjekke linken litt nærmere. Behovet vårt er å få en struktur på dokumentflyten, å enkelt kunne søke opp dokumenter uten å måtte kaste bort tid på å lete. Det å kunne dele dokumenter enkelt og effektivt. Det er vel de viktigste kriteriene.

 

Hva slags dokumenter?

Hvor mange dokumenter?

Antall brukere?

Dagens behov vs. fremtidig behov.

Er det først og fremst snakk om arkivering (av f.eks. korrespondanse) eller er det levende dokumenter som stadig endres og oppdateres?

Hvilke ressurser er dere villig til å sette inn for å administrere dokumentsystemet?

Hva slags integrasjon med andre systemer og applikasjoner er ønskelig?

 

Primært så er det Office dokumenter og pdf dokumenter.

Antall dokumenter i dag er ca.500+

Vi har ca. 30 brukere

Litt vanskelig å si om dagens behov dekker fremtidige behov, men vi går ut ifra det.

Det er noe arkivering men mest levende dokumenter som oppdateres jevnlig.

Vi ønsker å bruke minst mulig ressurser på å administrere dokumentsystemet.

Integrasjon med andre systemer er ikke vesentlig, det meste produseres i MS Office.

[Software_Scenario]

Jeg har aldri brukt Atlassian selv, så jeg kan dessverre ikke sammenligne de to produktene. Derimot så bruker vi Sharepoint selv og må si det er veldig mye positivt med Sharepoint. Det er jo det nye ”flaggskipet” til Microsoft, og det med god grunn. Det du selvklart alltid må tenke er funksjonalitet / brukervennlighet / pris. Atlassian er vist gratis, så det er en pluss for dem. (Gratis også for bedrifter med større bredde?)

Jeg vet litt om funksjonaliteten og brukervennligheten til Sharepoint og må si at jeg er veldig imponert.

Sharepoint er et web-basert samarbeid og dokumentledelsesplattform fra Microsoft.

Med Sharepoint er det mulig å jobbe direkte fra nettet i delte arbeidsområder. Det som er fordel for deg er at Sharepoint er fullt integrert med de fleste Microsoft Office produktene.

Da tenker jeg på produkter bedrifter bruker hver dag som f.eks. Microsoft Word, Excel, PowerPoint og Outlook.

Sharepoint har en lange rekke nyttige funksjoner:

Versjons kontroll som automatisk lagrer en ny versjon av filen som ble modifisert, noe som lar brukeren lett gjenopprette eller sammenligne forskjellige versjoner av filen.

Dokument deling lar brukeren få tilgang til filene sine direkte fra Sharepoint på samme måte som Outlook gjør. (public folders)

Dokument workflow gjør det lettere å lage regler for hva som skal skje med dokumenter som ble nylig lagt til / modifisert osv, for eksempel sende en rekvisisjon som ble lagt til rekvisisjon mappen til sjefen for godkjennelse.

Samt et veldig enkelt brukergrensesnitt.

Du kan også bruke dette til å lage hjemmesider. Bl.a Microsoft.com og statoilhydro.com er laget i sharepoint.

 

Om du er interessert i dette, så skal vi ha en seminar som er gratis, med hoved focus på sharepoint om ca en måneds tid.

[enrg]

Hva med Microsoft Search Server Express som er gratis? Den kan utvides til Sharepoint senere. Så kan dere teste ut funksjonaliteten.