Regnskapsprogram for Sameier med fordeling av faktiske kostnader

[Tor C]

Har forsøkt hos de fleste større leverandører her landet uten hell. 

 

Først litt forutsetninger: 

 

Vårt sameie får inn månedlige fellesutgifter fra alle, men disse er a-konto som det jo skal være. Disse skal egentlig være utifra fordelingen i budsjettet, men er det sjeldent. 

 

Når så året er omme så skal vi egentlig avstemme alt sammen. Da har det ofte blitt endringer slik at vi kanskje har brukt mer på ting som skal betales utifra antall m2 enn det som var i budsjettet (som da attpåtil sjeldent stemmer med a-konto beløpene). Da blir det fort en veldig skjev fordeling. 

 

Min utfordring er følgende: 

 

Jeg finner ingen gode regnskapsprogrammer som man kan enkelt legge inn utgiftene som enten "arealavhengige" eller "arealuvhengige" og hvor man kan legge inn fordeling for fordeling på areal/sameiebrøk. 

 

Egentlig er dette bare en litt avansert kalkulator, og jeg har forsåvidt klar det i Excel (men det blir så innihamperæva mange ark og rader og kolonner), men det må da finnes en bedre løsning enn dette.  

Noen ideer?

 

 

 

 

[MKej]

Sjekket med https://poweroffice.no ?

[johngalt1]

Er det ikke like så greit å sette bort dette til en ekstern forretningsfører da? Koster jo kanskje ikke så mye mer enn en lisens på et regnskapsprogram. Hvorvidt det er lønnsomt kommer selvfølgelig an på hvor mange seksjoner det er snakk om, men da tar jo de seg av fordelingen i tillegg til all rapportering, som f.eks lignignstall. Send en pm om dere ønsker tilbud på ekstern forretningsførsel.

[Tor C]

Takk for svar. 

I ett sameie jeg er involvert i så har vi faktisk en betalt regnskapsfører, og hun mener det ikke finnes noen gode løsninger annet enn å gjøre det manuelt, og det er uforholdsmessig mye arbeid. (Hun fører dessuten regnskapet "feil" ved å ikke forholde seg til at de månedlige innbetalingene faktisk er a-kontobeløp).

 

Det sameiet jeg selv har forretningsførselen for er samme tralten, det er veldig mye jobb å føre dette manuelt. 

 

Selve dette med a-konto kontra reelle utlegg er så sin sak.  Det er en relativt enkel sak. Samme med selve føringen av regnskapet. Det som er vanskelig, uten å måtte bruke ekstremt mye tid, og  ekstremt mange kolonner, rader og ark, og alle er koplet sammen og muligheten for å gjøre feil blir skyhøy, og dertil også vanskeligere å finne feilen, er å fordele de reelle kostnadene korrekt. Noen kostnader er m2 avhengig, noen er forbruksmålt, noen er basert på antall seksjoner, noen er basert på om det er for boligdelen eller næringsdelen av bygget. 

[MemorX]

Har du prøvd å snakke med det lokale boligbyggelaget, om de har en løsning?

 

Boligbyggelaget her i byen tar på seg oppdrag som forretningsfører for både sameier, stiftelser og borettslag. Sitter i styret på et borettslag selv, så vet ikke hvordan de håndterer regnskapene i sameiene.

[krikkert]

Du kan gjøre en del av dette med prosjektføring. I sameiet jeg fører har jeg forskjellige prosjektkoder - type AL (alle likt), BS (boligseksjoner etter sameiebrøk), PA (parkeringsplasser etter antall plasser hver seksjon disponerer), etc. Kostnadsfordeling blir da metautregninger basert på prosjektregnskap.

 

Jeg budsjetterer i Excel med dette kodeverket, og har et ark for sammenligning pr mnd hvor jeg plotter inn uttrekk fra Xledger.

[Tor C]

Du kan gjøre en del av dette med prosjektføring. I sameiet jeg fører har jeg forskjellige prosjektkoder - type AL (alle likt), BS (boligseksjoner etter sameiebrøk), PA (parkeringsplasser etter antall plasser hver seksjon disponerer), etc. Kostnadsfordeling blir da metautregninger basert på prosjektregnskap.

 

Jeg budsjetterer i Excel med dette kodeverket, og har et ark for sammenligning pr mnd hvor jeg plotter inn uttrekk fra Xledger.

 

Takk. Det ryddet litt opp i variablene. Jeg har i Excel laget et hovedark hvor man legger inn utgiftene basert på regnskapet med ulike kategorier tilsvarende dine AL, BS, PS tilpasset oss, et underark for forbruksmålt vann, og individuelle ark for hver seksjon. Jeg har lagt inn en del checksums, og det ser ut til at det faktisk fungerer veldig godt. Det er fortsatt en god del manuelt arbeid, men det har redusert det en god del. Det er overkommelig å få laget dette som en mal der man bare trenger å legge inn noen få titalls verdier årlig. Problemet er at det er ekstremt lett å gjøre feil. Det føre postene på feil konto er alt for lett og krever at man har en fungerende revisor, ikke bare en "offentlig godkjent revisor" (altså at vedkommende f.eks poengterer at ting som skulle vært ført på AL er ført på BS). 

[krikkert]

"Fungerende regnskapsfører" (eller revisor) for et sameie er som tenner på høne. Jeg har lært opp vår, det var enklest.

[Tor C]

"Fungerende regnskapsfører" (eller revisor) for et sameie er som tenner på høne. Jeg har lært opp vår, det var enklest.

 

Hehe, nåja. Med "fungerende" så mente jeg at vedkommende faktisk fungerer og gjør jobben sin, og ikke bare blar gjennom bilagene og synes det ser fint ut. 

 

I et av sameiene har jeg forsøkt å lære opp amatør-revisor, og hun er flink. I sameiet der vi har profesjonell regnskapsfører og revisor så er det vanskelig å fortelle henne hvordan hun skal gjøre jobben sin. Skal hun føre regnskapet korrekt med a-konto, så medfører det jo også betydelige utgifter for oss.