Løsning til backup av mail i bedriften.

[rubez]

Hei.

 

På jobb har vi et problem som bare blir større og større. Folk lagrer arkiv.PST lokalt på datamaskinene, noe som egentlig er i mot vår policy. De fleste er vandt med å bare lagre alt til en arkiv fil lokalt på datamaskinen og tror at alt er bare bra. Når folk med 12GB .pst filer mister eller ødelegger datamaskinene, så har vi et stort problem.

 

Vi trenger en god løsning på dette, slik at alle lagrer viktig mail på server, og ikke lokalt. Er det noen som har noen gode tips til hvordan dette kan gjøres på en smart og effektiv måte? Er det noen implementeringer som kan gjøres i AD for å få en oversikt eller styring over .pst filer eller noe lignende?

 

Finnes det noen software som gir deg oversikt over hvilke datamaskiner i nettverket som har mye lokale filer, store .pst filer eller oversikt over hvem som har de største .pst filene?

 

Som sagt blir dette et større og større problem som må tas tak i, så jeg takker for alle tips på forhånd.

[CrZy_T]

Sett en GPO som hindrer brukere i å få lov til å lage arkivfiler.

[rubez]

Sett en GPO som hindrer brukere i å få lov til å lage arkivfiler.

 

Ja, men hvordan skal man ta backup av mailene? Vi har mye viktig mail blandt de 2000++ ansatte som må lagres. Så vi trenger en effektiv løsning som gjør mye av alt arbeidet automatisk. Med så mange grønne ansatte kan vi ikke gjøre dette manuelt pc for pc. Og alt må bli lagret på en god måte, og alt kan ikke bli lagret heller, mye personlig mail som ikke er nødvendig å lagre. Så dette er en vanskelig problemstilling.

[kjetilkl]

Ift den problemstillingen - Hadde det ikke vært enklere å ha en sentralisert backup-løsning som tar backup av .pst filen på klienten? (denne må jo da standardiseres)

[rubez]

Ift den problemstillingen - Hadde det ikke vært enklere å ha en sentralisert backup-løsning som tar backup av .pst filen på klienten? (denne må jo da standardiseres)

 

Egentlig vil vi ikke ha .pst filer på serveren, men bare lagring av viktige vedlegg og mailer. Det blir enklere å lagre .pst filer på serveren, men det er ikke så smart fordi hvis en 10GB PST fil får en bitteliten endring i seg hver gang den blir åpnet, medfører dette at det blir tatt backup av den hver dag, selv om det ikke blir lagt til data i den.. Da går vi fort tom for lagringsplass.

[CrZy_T]

arkivfiler på nettverksshare har vel ikke vært supportert av Microsoft siden Exchange 4.5 elns.

 

Hva med å få folk til å rydde i e-posten sin i stedet? Det skal jo normalt ikke være nødvendig med 12GB i e-posten sin.

[rubez]

arkivfiler på nettverksshare har vel ikke vært supportert av Microsoft siden Exchange 4.5 elns.

 

Hva med å få folk til å rydde i e-posten sin i stedet? Det skal jo normalt ikke være nødvendig med 12GB i e-posten sin.

 

Det er enklere sagt enn gjort med 2000++ ansatte. Er nesten umulig for oss å ha kontroll over e-post, og hvor store arkivene er. Og be hver enkelt om å rydde opp er også et dødt løp, fordi det kommer nok aldri til å bli gjennomført.

[CrZy_T]

Er jo bare å informere om at arkiv-filer ikke blir tatt backup. Da har dere gjort alt dere kan (samt hindre dem i å arkivere i fremtiden med gpo).

[kjetilkl]

Må si meg enig med siste poster her.

 

Når folk med 12GB .pst filer mister eller ødelegger datamaskinene, så har vi et stort problem.

 

Hvorfor er dette et stort problem? - Det er jo bare å gjøre det klart at alt som lagres lokalt er brukerens ansvar. - Den som har lagret noe superviktig der og mistet det en gang vil antagelig ikke gjøre det igjen.

 

Jeg vil heller snu på problemstillingen. - Hvis noen lagrer og mister noe som har store konsekvenser lokalt så er vel det mer et "arbeidsrettslig" forhold som kan få følger for den ansatte?

 

-Etter mange år i bransjen har jeg iallefall lært meg at alle problemer ikke skal løses for enhver pris. - Er det virkelig bedriftøkonomisk lønnsomt å sy puter under armene på brukerne istedet for å oppdra de til å gjøre det "riktig" ?

Endret 20. august 2010 av kjetilkl

[xcomiii]

Denne problemstillingen har alltid vært i Exchange uansett hvor mye en informerer brukerne, en direktør ville aldri forstått problemstillingen om han hadde misted 10 GB med mail uansett.

 

Har du sjangs, ville jeg oppgradert til Exchange 2010, der man har muligheten til å hente inn alle disse PST filene som ligger lokalt og lagre de sentralt i en egen Exchange database. Har du en litt gammel server med mye plass eller kan sette opp en ny virtuell VM med Exchange som bruker billig lagring, er dette perfekt til lagring av PST filer.

[rubez]

Må si meg enig med siste poster her.

 

Når folk med 12GB .pst filer mister eller ødelegger datamaskinene, så har vi et stort problem.

 

Hvorfor er dette et stort problem? - Det er jo bare å gjøre det klart at alt som lagres lokalt er brukerens ansvar. - Den som har lagret noe superviktig der og mistet det en gang vil antagelig ikke gjøre det igjen.

 

Jeg vil heller snu på problemstillingen. - Hvis noen lagrer og mister noe som har store konsekvenser lokalt så er vel det mer et "arbeidsrettslig" forhold som kan få følger for den ansatte?

 

-Etter mange år i bransjen har jeg iallefall lært meg at alle problemer ikke skal løses for enhver pris. - Er det virkelig bedriftøkonomisk lønnsomt å sy puter under armene på brukerne istedet for å oppdra de til å gjøre det "riktig" ?

 

Ja, det er det vi prøver på. Men det går ikke inn hos alle. Og vi vil det beste for bedriften, og hvis mail skulle bli mistet, kan vi miste avtaler og tape penger på det. Så det er egentlig ikke rett å bare tenke at det er den ansattes feil, for at the end of the day så står man fortsatt uten den viktige informasjonen som kanskje var avgjørende for om du hadde fått en 20millioners avtale i boks eller ikke. Du ser poenget?

Endret 26. august 2010 av rubez

[CrZy_T]

Må si meg enig med siste poster her.

 

Når folk med 12GB .pst filer mister eller ødelegger datamaskinene, så har vi et stort problem.

 

Hvorfor er dette et stort problem? - Det er jo bare å gjøre det klart at alt som lagres lokalt er brukerens ansvar. - Den som har lagret noe superviktig der og mistet det en gang vil antagelig ikke gjøre det igjen.

 

Jeg vil heller snu på problemstillingen. - Hvis noen lagrer og mister noe som har store konsekvenser lokalt så er vel det mer et "arbeidsrettslig" forhold som kan få følger for den ansatte?

 

-Etter mange år i bransjen har jeg iallefall lært meg at alle problemer ikke skal løses for enhver pris. - Er det virkelig bedriftøkonomisk lønnsomt å sy puter under armene på brukerne istedet for å oppdra de til å gjøre det "riktig" ?

 

Ja, det er det vi prøver på. Men det går ikke inn hos alle. Og vi vil det beste for bedriften, og hvis mail skulle bli mistet, kan vi miste avtaler og tape penger på det. Så det er egentlig ikke rett å bare tenke at det er den ansattes feil, for at the end of the day så står man fortsatt uten den viktige informasjonen som kanskje var avgjørende for om du hadde fått en 20millioners avtale i boks eller ikke. Du ser poenget?

 

Da har du valget som xcomiii skisserer. Oppgrader til Exchange 2010 (og du trenger kanskje Outlook 2010 også?), kjøp inn nok diskplass til å kunne hente inn alle .pst-filene og gjør det på den måten. Legg frem tall for sjefen, så får han ta avgjørelsen som investeringen er verdt utgiften.

[DCG]

Arkiv funksjonen i Exchange 2010 er gull verdt i en slik situasjon. Problemet er at det koster som bare det. Du må ha enterprise CAL'er, og de får du kun om du har volumlisens avtale.

[Fungus]

Ikke for å virke frekk, men 2000+++ brukere, og ett såpass dårlig mail/archive/backup system ?

 

1) Kartlegging av problemet. Finn største mailboks, og finn største pst fil, samt total størrelser.

 

2) Sett begrensinger for å hindre videre vekst. Altså quota på mailboks.

 

3) kjør pst filer inn, og ut igjen via archive løsning. Har dere 2000+ brukere så er ikke exchange sin egen archive løsning noe for dere, da må dere vurdere noe sånnt som Symantec Enterprise Vault eller lignende.

 

Om du ikke kan kjøre GPO ut på samtlige brukere, så kan du putte det inn som punkter over de 3 jeg satt opp. Workgroups er ikke ment til 2000+ brukere.

 

At dere har latt brukerne få fritt spillerom opp til uansendige mengder mail, er faktisk ledelsen sin feil, inkl it-sjef/it-ansvarlig. Dere burde sett dette problemet komme LENGE før det ble ett faktisk problem. Nå må dere ta den store kostnaden, ved opprydding.

[pederaaas]

Jeg ser de fleste i denne tråden skylder på brukeren i stedet for å finne gode løsninger på problemet. Har dere i det hele tatt tenkt over brukerens behov?

 

Jeg jobber i en stor bedrift hvor vi har quota på e-posten, og det gjør hverdagen min jævlig vanskelig. Hver gang jeg klager til IT-support over at jeg stanger i veggen fordi e-postboksen min er full får jeg beskjed om å slette e-poster, eller vedlegg.

 

Nå benytter vi riktognok Lotus Notes, og jeg vet ikke hvordan Microsofts løsnigner fungerer, men for meg er det viktig å både beholde e-poster OG tilhørende vedlegg. Dette må jeg selvfølgelig ha tilgjengelig enten om jeg er på nett eller jobber lokalt.

 

Jeg beklager om noen tar seg nær av dette innlegget, men hele tråden oser av det samme jeg opplever fra min IT-service; Total uinteresse av hva vi som brukere faktisk har behov for.

[angry_norwegian]

Å legge begrensninger på e-post er gammeldags og brukerfiendtlig. Hvis en bruker lagrer .pst-filer lokalt, så er det fordi de ikke vil slette det, og det er igjen fordi de ser et behov i å ha det.

 

E-postkasser blir i økende grad brukt som et arkiv for kommunikasjon og dokumenter, og det er et bruksmønster man må respektere, ikke legge hindringer i veien for.

 

Selv har jeg jobbet på steder som har brukt det som het Symantec Enterprise Vault, nå heter det vel noe med E-mail archiving. Det har fungert absolutt utmerket.

E-poster lagres i Exchange i en viss tid, før de flyttes over på en sentral server, men på Exchangeserveren legges det igjen en snarvei med f.eks. subjectfeltet og de første 100 tegnene i innboksen, oftest på noen kb. I tillegg er e-posten indeksert og søkbar, så brukeren kan alltids finne det han trenger.

Fordelen er at man kan slanke innboksen så mye man vil for å få en kjapp og fin e-postserver, samtidig som brukeren har tilgang til all e-post innenfor en periode admin bestemmer. Ulempen er at det koster penger, og Symantec anbefaler (så klart) at en symantec-tekniker bistår i implementasjonen. Det kan bli ganske dyrt.

 

En appell til slutt: Innbokskvoter løser ingen problemer, det bare flytter det. En policy på at brukeren selv skal flytte viktige dokumenter over på en filserver eller noe er helt bak mål. For det første vet man ikke i alle tilfeller hva slags informasjon som blir viktig i ettertid, f.eks. i en rettstvist. Da er det greit å ha alt lagret f.eks. 5 år bakover. For det andre er sikkerhetsmekanismer som stoler på brukeren ikke sikre i det hele tatt, dvs. det vil bli gjort feil. Viktige dokumenter vil slettes. For det tredje vil det bli vanskeligere å finne frem relevant informasjon, fordi viktige filer og tilhørende kommunikasjon skilles.

 

Jeg jobber ikke for Symantec eller noen som er tilknyttet de.

[CrZy_T]

Jeg jobber i en stor bedrift hvor vi har quota på e-posten, og det gjør hverdagen min jævlig vanskelig. Hver gang jeg klager til IT-support over at jeg stanger i veggen fordi e-postboksen min er full får jeg beskjed om å slette e-poster, eller vedlegg.

 

.......

 

Jeg beklager om noen tar seg nær av dette innlegget, men hele tråden oser av det samme jeg opplever fra min IT-service; Total uinteresse av hva vi som brukere faktisk har behov for.

Din innboks er ikke et arkiveringssystem. Tygg på ordet "e-post" eller "elektronisk post". Du kan lett trekke sammenligninger med e-post og tradisjonell post. Bruker du postkassen din som lager for viktig post, eller tar du det inn i huset og arkiverer det? Jeg vet for min del personlig så er vedleggene i mine e-post ~50% søppelpost/kjedemail, ~35% applikasjonsoppdateringer o.l. og ~15% ordrebekreftelser o.l. Søppelpost/kjedemail hører ikke hjemme på bedriftens sentrale systemer, applikasjonsoppdateringer hører hjemme på applikasjonsserver/filserver så andre kan få tak i disse dersom jeg skulle være borte når disse trengs og ordrebekreftelser skal arkiveres i arkivsystemet eller innkjøpssystemet.

 

Jeg beklager om du tar deg nær av dette innlegget, men ønsker du et stabilt og oppegående e-postsystem så må du droppe hjemmebruker-mentaliteten din og IT gjøre sin jobb så skal de la deg gjøre din jobb. Enterpriselagring er styggdyrt og backup er enda dyrere.

[kjetilkl]

Jeg ser de fleste i denne tråden skylder på brukeren i stedet for å finne gode løsninger på problemet. Har dere i det hele tatt tenkt over brukerens behov?

 

Hva en bruker "tror" at han har behov på disse områdene for stemmer ikke alltid (jeg vil faktisk gå så langt som å si nesten aldri) overens med det relle behovet bedriften har, spesielt ift til en kost/nytte analyse.

Jeg jobber i en stor bedrift hvor vi har quota på e-posten, og det gjør hverdagen min jævlig vanskelig. Hver gang jeg klager til IT-support over at jeg stanger i veggen fordi e-postboksen min er full får jeg beskjed om å slette e-poster, eller vedlegg.

 

Kanskje din bedrift har altfor streng quota? - Jeg mener at de fleste bør klare seg med en innboks på 2-5GB - men jeg vet om steder der man har 250MB quota, og da blir det slik at man innimellom bruker en stor del av arbeidsdagen på å rydde i innboksen. - Ikke særlig brukervennlig eller effektivt.

 

Jeg beklager om noen tar seg nær av dette innlegget, men hele tråden oser av det samme jeg opplever fra min IT-service; Total uinteresse av hva vi som brukere faktisk har behov for.

 

Som jeg sier, din oppfattelse av "faktiske behov" stemmer ikke nødvendigvis overens med bedriftens reelle behov, som it-avdelingen antagelig er pålagt å gjennomføre.

 

De fleste bedrifter som ikke er juridisk avhengig av å loggføre epos/etc vil antagelig ikke investere flere millioner i et e-post arkiveringssystem, med mindre det er forretningsmessig nødvendig

[Zarachas]

som en annen nevnte her tidligere. Symantec Enterprise Vault vil løse problemet for deg Dette koster jo litt penger, men er helt klart en god investering i en bedrift med 2000 ansatte

[Xprez]

Kanskje din bedrift har altfor streng quota? - Jeg mener at de fleste bør klare seg med en innboks på 2-5GB - men jeg vet om steder der man har 250MB quota, og da blir det slik at man innimellom bruker en stor del av arbeidsdagen på å rydde i innboksen. - Ikke særlig brukervennlig eller effektivt.

 

Vel man skal jo være realistisk når det kommer til epost systemet, di har 2000 bruker og om di setter opp 250 mb i epost begrensining så får vi totalt: 500.000 mb = 500gb

Så 500gb i dag er ikke så mye og 1tb totalt med backup så man kan jo fint øke den etter bedriftens/brukernes behov, men aldri i verden om det kommer til å gå om di ansatte forventer at di fint skal kunne beholde 10-12 gb (må jo være mye privat mail som kan videresendes til privat epost konto) hver med epost som da vil bli 24 tb før backup.