Elektronisk kundearkiv. Noen tips?

[joachimsandvik]

Vi skal til å scanne inn noen hundre kunder mapper til pdf filer, og lurer på i den sammenheng om det finnes noen bra elektroniske løsninger som ikke koster skjorta?

 

Vi har i utgangspunktet tenkt å bare ha 1 mappe på filserveren til hver kunde, men tar gjerne imot litt info om andre muligheter om noen kjenner noe til dette området.

 

Kopimaskinen vår skanner til søkbar (ocr lest) pdf på et filområde.

[Bolson]

Du kan se på Scansoft Paperport - som er et billig system. Men det har etter det jeg vet ikke en sentralisert server, som kan være hensiktsmessig.

 

De fleste systemer som er med norske menyer etc, er etter det jeg vet norskutviklet. Og jevnt over relativ dyre. Men CRM-systeme til Mamut og noen andre har mulighet til å håndtere alle dokumenter knyttet til en kunde. Det eneste systemet jeg har implementert kostet 2,5 mill kr (men det er et fullstendig dokumenthåndteringssytem)

 

Av systemer som kan prøves finnes DocuXplorer. Et Open Source system er Paper Harbour. Det siste er utviklet av et svensk firma. Det burde derfor være mulighet for å ordne norske tekster til dette.

 

Ellers er det faktisk mulig å lage meget gode systemer for dokumenthåndtering ved hjelp av .net eller php. Har selv en Open Source nettløsning som har tilleggsmoduler som ekstraherer metaopplysninger samt indekserer innholdet i dokumentene. Håndterer pdf, word, excel, openoffice, jpg. Men den har ikke gode løsninger for å presentere dette på vanlige nettsider. Kommer nok.

 

Så det burde finnes en lang rekke brukbare løsninger - dersom man leter litt.

 

Ellers er lagring på en katalog pr kunde en meget grei måte å starte. Dette vil tradisjonelt gjøre det relativt greit å implementere bedre løsninger senere.

 

Kopimaskinen er bra nok som scanner, bruker selv en tilsvarende løsning i egen virksomhet.